Cuando hablamos de comercio internacional, la factura comercial surge como el documento de transporte marítimo que marca el inicio de una operación importadora. Esta factura viene a ser como la carta de presentación de tu mercadería ante las autoridades aduaneras. No suelen incluir impuestos, pero el vendedor sí debe agregar una serie de detalles para que los compradores no tengan problemas con los controles de las mercancías. En el blog de Cargo Network del Perú, te explicaremos sus principales características y por qué es de tanta utilidad. Sigue leyendo para tener pleno conocimiento sobre las operaciones de tu negocio.
¿Para qué sirve una factura comercial de importación?
Una factura comercial de importación cumple ciertas funciones críticas en cuanto a las transacciones mercantiles por la vía marítima. Primero, es usada por las oficinas de aduanas del país de destino para verificar la naturaleza del envío y el valor de los productos. Permite calcular aranceles y otros impuestos.
En caso de disputas comerciales —nadie está ajeno a las discusiones, la factura comercial de importación demuestra fehacientemente que hubo una transferencia entre el exportador y el importador.
Además, facilita la logística, pues la información dentro del documento deja que los transportistas y operadores entreguen las mercancías de forma eficaz. Podemos decir que eleva el grado de transparencia porque se escriben los términos de la operación, como los Incoterms. Incoterms es el acrónimo de International Commercial Terms, un conjunto de normas creadas por la Cámara de Comercio Internacional (CCI), entidad que define las responsabilidades de las partes involucradas en una transacción mercantil. En estos términos se indica qué parte paga qué clase de costos, el punto de entrega del producto y quién asume los riesgos durante el transporte (rajaduras, abolladuras, entrada de suciedad, fuga de elementos, etcétera).
La factura comercial de importación siempre es emitida por el vendedor/exportador luego del trato.
¿Cuál es el contenido esencial que debe tener una factura comercial de importación?
Hay que resaltar que no existe un formato único de factura comercial de importación. Sin embargo, la mayoría de ellas no olvidará los datos presentados a continuación:
- Información del importador y el exportador: Nombres completos, direcciones de contacto, números de identificaciones fiscales y datos de la persona a la que le llegará el envío (de ser necesario).
- Información de la transacción: Número y fecha de la factura, número del pedido de la compra, valor total de la venta, moneda utilizada y condiciones de pago.
- Detalles completos de la mercancía: Descripción precisa de los productos; cantidad en unidades, peso o volumen; peso bruto y peso neto; valor unitario y valor total, y código arancelario.
- Términos de venta y entrega: Incoterms, puerto de carga y descarga, país de origen de los bienes y seguro contratado.
- Información adicional: Número de la carta de porte, número de la póliza de seguro y firma de la representación exportadora.
¿Cómo organizar correctamente una factura comercial de importación?
Aunque puede tomar un tiempo considerable, debes seguir un orden adecuado. Primero, reúne la información, como los datos del transporte, los Incoterms, el código HS y las condiciones de pago. En segundo lugar, elabora el esqueleto del documento: en el encabezado, coloca el nombre del exportador y la fecha de la factura; más abajo, agrega los datos del comprador, la descripción del producto en sí, las condiciones de la venta y las precisiones logísticas (lugar de carga y descarga, país de origen, número de contenedor marítimo).
También puedes ayudarte de algún software especializado, como IncoDocs, o plataformas de servicios internacionales que ofrecen plantillas que cumplen con los estándares. En Cargo Network del Perú, te asesoramos para que realices todas estas operaciones si deseas empezar de cero. Elige confiar en los expertos.
Por último, verifica la información. Puede parecer mentira, pero un número de más o de menos, incluso una tilde, acarreará problemas que afectarán la transacción. Revisa los requisitos legales de cada país, no en todos se trata a las mercancías de igual forma.
Diferencias entre factura comercial y packing list
Resaltamos este punto porque ambos documentos corren el riesgo de ser confundidos por sus similitudes. Un packing list o lista de empaque se centra en la descripción física de la carga, estamos hablando de las dimensiones, el tipo de embalaje y la distribución. Sirve, esencialmente, para que el transportista, Aduanas y el importador verifiquen el buen estado de la mercancía. En cambio, la factura comercial de importación se valora por su carácter financiero y legal. Se puede ver allí el valor económico de la operación. En caso de que haya contradicciones entre ambos documentos, aduanas puede retener la mercancía y decidir colocar multas a quienes se equivocaron. Dicho esto, entramos de lleno al siguiente punto:
¿Qué sucede si la factura comercial de importación está mal hecha?
Muchas veces, la persona encargada del aspecto legal opera sin pericia y elabora los textos con una rapidez dudosa, confiando en que las autoridades pasarán por alto ciertos detalles. Se recomienda no tentar a la suerte. Redactar una factura comercial no significa jugar con el azar. Como hay dinero inmerso de por medio, lo último que querremos será ganarnos disputas y dolores de cabeza.
Rellenar mal una factura, la falta de datos o incongruencias alertan a aduanas y pueden detener la salida de tu carga en el país de origen y/o pueden ser observadas por la Aduanas de Perú a la llegada de la carga.
Un error común es el cálculo erróneo de los aranceles e impuestos considerados. Cuando el valor dista de la realidad, vamos a declarar mal y generaremos un vacío en el área contable de la empresa. En casos delicados, las aduanas reclasificarán los productos y aplicarán aranceles más altos (Ajuste de Valor), rechazarán la declaración, exigirán una corrección o notificarán sanciones por subdeclaración de valor, que en ciertos países se relaciona con el fraude fiscal.
En muchas naciones del globo terrestre, presentar información incorrecta —insistimos— es un incumplimiento grave. Si se considera que la empresa intenta evadir impuestos, esta se puede enfrentar a investigaciones, suspensión de licencias o inhabilitaciones en mercados extranjeros.
En el supuesto de que el documento no cumpla con los requisitos mínimos, el exportador puede perder acceso al financiamiento de entidades que lo estén apoyando en ese instante.
Rellenar correctamente la factura comercial de importación, por lo tanto, evitará el pago de sobrecostos en el transporte marítimo por demoras y ocupaciones.
¿Qué son los sobrecostos en el transporte marítimo?
En el transporte marítimo internacional, los sobrecostos son los gastos adicionales que se suman al presupuesto original. ¿Quién quiere pagar de más por un servicio? Una buena planificación alejará los errores logísticos. Veamos dos conceptos relacionados con los sobrecostos:
- Las ocupaciones. Son los costos que cobran los terminales portuarios por el espacio que está ocupando un contenedor. Se suelen conceder cinco días libres no negociables.
- Las demoras. Son los cargos de la naviera por seguir utilizando sus contenedores. En general te dan un total de siete días para subsanar cualquier situación.
Y aquí entra a tallar tu poder de gestión. Los costos se dispararán si no planificas bien cuánto tiempo tardarás en retirar las mercancías. En resumen, el puerto no debe ser tratado como un gran almacén, pues los contenedores no son comprados, son alquilados.
Para prevenir los sobrecostos en el transporte marítimo, pon en orden tus documentos. Revisa el reglamento de aduanas.
Tampoco olvides revisar el bill of lading, que funciona como un contrato de transporte. El bill of lading se distingue por su forma abreviada BL o B/L. Este es emitido por la naviera y se demuestra que han recibido los productos para que sean transportados al destino indicado. Es como la tarjeta de embarque comparándolo con el sector aéreo. Allí se muestra la siguiente información:
- Shipper/Exporter. Esta información es rellenada por el expedidor con el nombre completo, dirección, teléfono y correo electrónico.
- Consignee. Esta información es rellenada también por el expedidor con el nombre completo y el recepto final de las mercancías.
- Notify Party. Nombre completo de la persona a la que se le notificará el estado del envío.
- Mode of Initial Carrage. Modo de transporte en el que las mercancías serán transportadas hasta el puerto de carga.
- Place of Initial Receipt. Donde la naviera tomará la posesión de las mercancías.
- Vessel Name. El nombre del barco y el número de identificación del viaje.
- Port of Loading. El puerto donde la mercancía será cargada en origen.
- Port of Discharge. El puerto de destino.
- Place of Delivery by Carrier. Ciudad en la que se entregará la mercancía.
- Booking. Esta información será rellenada por el expedidor. Número único de reserva del envío con la naviera.
- Bill of Lading. Número único de referencia.
- Export Reference. Referencias con las cuales el expedidor identificará el envío en sus sistemas internos.
- Forwarding Agent. Detalles del transitario (especializado en logística internacional).
- Point and Country of Origin. Punto y país de donde proviene la mercancía.
- For Delivery of Goods Please Present Documents to. Detalles del agente de destino.
- Domestic Routing. Terminal en el que la mercancía será cargada en el barco.
- Freight Payable Art. Referencia de si el flete fue prepagado o falta pagar.
- Type of Movement. Aclaración de si el envío es de puerto a puerto.
- Marks. Indicadores visibles para identificar las mercancías.
- N° Of Packages. Número de contenedores y paquetes.
- Description of Packages and Goods. Detalles del tipo de mercancía. Cantidades por bulto.
- By and Date. Firma y sello de la persona que representa la naviera.
La gestión documental en la logística internacional
Una excelente gestión documental garantizará tu reputación. La documentación correcta resultará un aval para que tus operaciones internacionales se hagan sin el temor de que aparezca algún inconveniente.
El cumplimiento legal y sin complicaciones se establece por el conocimiento de las reglas aduaneras de los países donde viven nuestros socios y donde nos desenvolvemos nosotros mismos. Del mismo modo, debemos aprender a identificar la validez de los certificados de origen o la lista de empaque a fin de que los productos cumplan con los estándares exigidos. Cuando nos equivocamos por ansiedad o premura, las aduanas pueden notificar inspecciones adicionales que demorarán el proceso innecesariamente. La agilización y el cuidado estricto de los documentos con los especialistas va a reducir el porcentaje de ineficacia. Por eso, comunícate con Cargo Network del Perú a la brevedad para que te asesoremos con la voz de la experiencia.
Una documentación en orden significa que cuidaremos toda la cadena de logística. Por lo tanto, estableceremos una comunicación profunda y fidedigna.
¿Por qué se usa la factura comercial como un medio para obtener financiamiento?
La factura comercial de importación tiene un peso crucial porque puede ayudarte a acceder a un financiamiento a través del factoring. Aquel mecanismo permite que una empresa adquiera tus cuentas por cobrar y te adelante una parte del importe total. Al momento en que el cliente pague la factura, recibirás el resto de dinero, aunque descontarán una comisión por el servicio. Así obtendrás liquidez inmediata. No te verás limitado por los plazos de pago de los clientes.
En síntesis, la factura comercial de importación cumple un rol central en el comercio internacional, ya que es el documento que articula aspectos legales, financieros y logísticos. Gracias a ese acuerdo redactado, aduanas puede verificar la naturaleza de las cargas mercantiles, reformular impuestos y autorizar ingresos a los países de destino. Resaltamos siempre que una buena factura comercial evita demoras por el uso prolongado de contenedores marítimos. Al proporcionar información sistematizada, soluciona la vida a los transitarios, transportistas, agentes logísticos y a todas las personas involucradas en la cadena de comercio.
En el aspecto financiero, la factura comercial de importación se convierte en una vía segura para obtener liquidez mediante el factoring.
Contar con asesoría constante de expertos marca la diferencia entre una operación exitosa y una engorrosa, repleta de contratiempos que afectan la tranquilidad de las partes. Por ello, te invitamos a comunicarte con Cargo Network del Perú si deseas recibir información valiosa que te cambiará la vida. Nos encargamos de coordinar las mejores fechas de embarques, hacer seguimiento de la carga, revisar la factura comercial, preparar avisos de llegada de mercancías y gestionar la entrega final.